Técnica en la toma de decisiones
La Toma
De Decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una
elección entre las opciones o formas para resolver diferentes situaciones de la
vida en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial (utilizando metodologías
cuantitativas que brinda
la administración). La toma de decisiones consiste, básicamente, en
elegir una opción entre las disponibles, a los efectos de resolver un problema
actual o potencial (aún cuando no se evidencie un conflicto latente).
La toma de
decisiones a nivel individual se caracteriza por el hecho de que una persona
haga uso de su razonamiento y pensamiento para elegir una solución a un
problema que se le presente en la vida; es decir, si una persona tiene un
problema, deberá ser capaz de resolverlo individualmente tomando decisiones con
ese específico motivo.
Contexto empresarial
Organización
jerárquica y departamental de una empresa.
Toda mala
decisión que tomo va seguida de otra mala decisión.
Harry S. TrumanEn las organizaciones en general y
en las empresas en particular suele existir una jerarquía que determina el tipo
de acciones que se realizan dentro de ella y, en consecuencia, el tipo de
decisiones que se deben tomar, la Ciencia administrativa divide a la empresa en 3 niveles
jerárquicos :
- Nivel estratégico.- Alta dirección; planificación global de toda la empresa.
- Nivel táctico.- Planificación de los subsistemas empresariales.
- Nivel operativo.- Desarrollo de operaciones cotidianas (diarias/rutinarias).
Conforme se
sube en la jerarquía de una organización, la capacidad para tomar decisiones no
programadas o no estructuradas adquiere más importancia, ya que son este tipo
de decisiones las que atañen a esos niveles. Por tanto, la mayor parte de los
programas para el desarrollo de gerentes pretenden mejorar sus habilidades para
tomar decisiones no programadas, por regla general enseñándoles a analizar los
problemas en forma sistemática y a tomar decisiones lógicas.
A medida que
se baja en esta jerarquía, las tareas que se desempeñan son cada vez más
rutinarias, por lo que las decisiones en estos niveles serán más estructuradas
(programadas).
Adicionalmente,
una organización también estará dividida en varias secciones funcionales, son
varias las propuestas de división que se han planteado para una empresa de
forma genérica, aunque la más aceptada es la que considera los siguientes
departamentos o unidades funcionales:
Las
decisiones también serán diferentes, en función de en qué unidad funcional o
departamento tengan lugar.
Proceso de toma de decisiones
La
separación del proceso en etapas puede ser tan resumida o tan extensa como se
desee, pero podemos identificar principalmente las siguientes etapas:
Identificar y analizar el problema
Esta etapa consiste
en comprender la condición del momento de visualizar la condición deseada, es
decir, encontrar el problema y reconocer que se debe tomar una decisión para
llegar a la solución de este. El problema puede ser actual, porque existe una
brecha entre la condición presente real y la deseada, o potencial, porque se
estima que dicha brecha existirá en el futuro.
En la
identificación del problema es necesario tener una visión clara y objetiva, y
tener bien claro el término alteridad, es decir escuchar las ideologías de los
demás para así poder formular una posible solución colectiva.
Para ello es
Imprescindible la formulación de la pregunta inicial, pues constituye el punto
de partida de toda decisión.
Identificar los criterios de decisión y ponderarlos
Consiste en
identificar aquellos aspectos que son relevantes al momento de tomar la
decisión, es decir, aquellas pautas de las cuales depende la decisión que se
tome.
La
ponderación, es asignar un valor relativo a la importancia que tiene cada
criterio en la decisión que se tome, ya que todos son importantes pero no de
igual forma.
Muchas
veces, la identificación de los criterios no se realiza en forma consciente
previa a las siguientes etapas, sino que las decisiones se toman sin explicitar
los mismos, a partir de la experiencia personal de los tomadores de decisiones.
En la práctica, cuando se deben tomar decisiones muy complejas y en particular
en grupo, puede resultar útil explicitarlos, para evitar que al momento de
analizar las opciones se manipulen los criterios para favorecer a una u otra
opción de solución óptima.
Definir la prioridad para atender el problema
La
definición de la prioridad se basa en el impacto y en la urgencia que se tiene
para atender y resolver el problema. Esto es, el impacto describe el potencial
al cual se encuentra vulnerable, y la urgencia muestra el tiempo disponible que
se cuenta para evitar o al menos reducir este impacto.
Generar las opciones de solución
Consiste en
desarrollar distintas posibles soluciones al problema. Si bien no resulta
posible en la mayoría de los casos conocer todos los posibles caminos que se
pueden tomar para solucionar el problema, cuantas más opciones se tengan va ser
mucho más probable encontrar una que resulte satisfactoria.
De todos
modos, el desarrollo de un número exagerado de opciones puede tornar la
elección sumamente dificultosa, y por ello tampoco es necesariamente favorable
continuar desarrollando opciones en forma indefinida.
Para generar
gran cantidad de opciones es necesaria una cuota importante de creatividad. Existen diferentes técnicas para
potenciar la creatividad, tales como la lluvia de ideas, las relaciones forzadas, etcétera.
Evaluar las opciones
Consiste en
hacer un estudio detallado de cada una de las posibles soluciones que se
generaron para el problema, es decir mirar sus ventajas y desventajas, de forma
individual con respecto a los criterios de decisión, y una con respecto a la
otra, asignándoles un valor ponderado.
Como se
explicó antes según los contextos en los cuales se tome la decisión, esta
evaluación va a ser más o menos exacta.
Existen
herramientas, en particular para la administración de empresas para evaluar diferentes opciones,
que se conocen como métodos
cuantitativos.
En esta
etapa del proceso es importante el análisis crítico como cualidad del tomador
de decisiones.
Elección de la mejor opción
En este paso
se escoge la opción que según la evaluación va a obtener mejores resultados
para el problema. Existen técnicas (por ejemplo, análisis jerárquico de la
decisión) que nos ayudan a valorar múltiples criterios.
Los
siguientes términos pueden ayudar a tomar la decisión según el resultado que se
busque:
- Maximizar: Tomar la mejor decisión posible.
- Satisfacer: Elegir la primera opción que sea mínimamente aceptable satisfaciendo de esta forma una meta u objetivo buscado.
- Optimizar: La que genere el mejor equilibrio posible entre distintas metas.
Aplicación de la decisión
Poner en
marcha la decisión tomada para así poder evaluar si la decisión fue o no
acertada. La implementación probablemente derive en la toma de nuevas
decisiones, de menor importancia.
Evaluación de los resultados
Después de
poner en marcha la decisión es necesario evaluar si se solucionó o no el
problema, es decir si la decisión está teniendo el resultado esperado o no.
Si el
resultado no es el que se esperaba se debe mirar si es porque debe darse un
poco más de tiempo para obtener los resultados o si definitivamente la decisión
no fue la acertada, en este caso se debe iniciar el proceso de nuevo para
hallar una nueva decisión.
El nuevo
proceso que se inicie en caso de que la solución haya sido errónea, contará con
más información y se tendrá conocimiento de los errores cometidos en el primer
intento.
Además se
debe tener conciencia de que estos procesos de decisión están en continuo
cambio, es decir, las decisiones que se tomen continuamente van a tener que ser
modificadas, por la evolución que tenga el sistema o por la aparición de nuevas
variables que lo afecten.
Procesos cognitivos implicados en la toma de
decisiones
Al igual que
en el pensamiento crítico en la toma de decisiones se utilizan ciertos procesos
cognitivos como:
- Observación: Examinar atentamente y recato, atisbar. Inquirir, investigar, escudriñar con diligencia y cuidado algo. Observar es aplicar atentamente los sentidos a un objeto o a un fenómeno, para estudiarlos tal como se presentan en realidad, puede ser ocasional o causalmente.
- Comparación: Relación de semejanza entre los asuntos tratados. Fijar la atención en dos o más objetos para descubrir sus relaciones o estimar sus diferencias o semejanza. Símil teórica.
- Codificación: Hacer o formar un cuerpo de leyes metódico y sistemático. Transformar mediante las reglas de un código la formulación de un mensaje.
- Organización: Disposición de arreglo u orden. Regla o modo que se observa para hacer las cosas.
- Clasificación: Ordenar disponiendo por clases/categorías. Es un ordenamiento sistemático de algo.
- Resolución: Término o conclusiones de un problema, parte en que se demuestran los resultados.
- Evaluación: Hacer el señalamiento del rango. Análisis y reflexión de los anteriores razonamientos y las conclusiones.
- Retroalimentación (feedback): el proceso de compartir observaciones, preocupaciones y sugerencias, con la intención de recabar información, a nivel individual o colectivo, para intentar mejorar el funcionamiento de una organización o de cualquier grupo formado por seres humanos. Para que la mejora continua sea posible, la realimentación tiene que ser pluridireccional, es decir, tanto entre iguales como en el escalafón jerárquico, en el que debería funcionar en ambos sentidos, de arriba para abajo y de abajo para arriba.
La información como materia prima
El proceso
de toma de decisiones utiliza como materia prima información. Ésta es fundamental, ya que sin
ella no resultaría posible evaluar las opciones existentes o desarrollar
opciones nuevas.
En las
organizaciones, que se encuentran sometidas constantemente a la toma de
decisiones, la información adquiere un rol fundamental, y por ello un valor
inigualable.
Para
procesar los datos de la organización y transformarlos en información, es
fundamental el sistema
de información, dentro de
los cuales se encuentra la contabilidad.
Además de
los sistemas de información, existen sistemas diseñados especialmente para
ayudar a transitar el proceso de toma de decisiones, que se conocen como sistemas de soporte a decisiones o sistemas de apoyo a la decisión.
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